Sistema AML/KYC
Gestione centralizzata dei processi AML e KYC
La piattaforma è orientata alla gestione operativa, documentale e alla tracciabilità delle pratiche AML/KYC. Non sostituisce servizi esterni di screening normativo, consulenza specialistica o banche dati dedicate
Il Sistema AML/KYC sviluppato da ARPITECH è una piattaforma web progettata per supportare le organizzazioni nella gestione ordinata, controllata e tracciabile delle pratiche di adeguata verifica.
La soluzione nasce dall'esigenza di superare una gestione frammentata basata su email, cartelle condivise e file non strutturati, introducendo un ambiente centralizzato in cui pratiche, documenti, verifiche e certificazioni vengono organizzati all'interno di un flusso operativo chiaro e governato.
L'obiettivo non è soltanto archiviare documenti, ma governare l'intero processo AML/KYC: dalla creazione della pratica fino alla certificazione finale da parte dei responsabili autorizzati, con piena tracciabilità delle attività svolte.
L'utente operativo crea una nuova pratica inserendo: tipo cliente (Persona Fisica / Persona Giuridica), categoria pratica e fondo di riferimento.
Il sistema genera automaticamente la lista dei documenti obbligatori in base al tipo cliente selezionato. Clicca sull’immagine per ingrandirla.
La logica operativa della piattaforma
La piattaforma non si limita a raccogliere documenti, ma governa l'intero ciclo di vita della pratica AML/KYC. L'operatore apre una nuova pratica indicando i dati principali del soggetto, la tipologia di cliente, la categoria operativa e l'eventuale fondo di riferimento.
In base alla configurazione della pratica, il sistema guida la gestione documentale e supporta il processo fino alla verifica e alla certificazione finale. Ogni fase rilevante viene registrata, così da rendere il processo più ordinato, più leggibile e più facilmente consultabile.
Il sistema AML/KYC accompagna l’operatore lungo tutte le principali fasi della pratica, dalla creazione iniziale fino alla verifica documentale e alla certificazione finale.
Ogni attività viene registrata in modo ordinato, così da garantire maggiore controllo operativo, tracciabilità interna e una gestione più chiara delle informazioni.
1. Apertura della pratica
L’operatore crea una nuova pratica inserendo i dati principali del soggetto, la tipologia di cliente, la categoria operativa e l’eventuale fondo di riferimento.
2. Generazione dei documenti richiesti
In base alla configurazione della pratica, il sistema determina i documenti necessari e guida l’utente nella raccolta della documentazione richiesta.
3. Caricamento e controllo documentale
I documenti vengono caricati all’interno della pratica e restano associati in modo strutturato, evitando dispersione di informazioni tra email, cartelle condivise o archivi non uniformi.
4. Verifica e certificazione finale
I responsabili autorizzati possono verificare il contenuto della pratica, controllare la completezza della documentazione e procedere con la certificazione finale, mantenendo traccia delle attività svolte.
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Installazione in locale e controllo dei dati
Installazione in locale e controllo dei dati
La piattaforma AML/KYC può essere installata in locale, su server o infrastruttura dedicata del cliente, evitando la dipendenza da piattaforme esterne in abbonamento e consentendo all’organizzazione di mantenere maggiore controllo su dati, documenti e accessi.
Questa modalità è particolarmente utile per aziende, SGR e organizzazioni strutturate che desiderano gestire internamente le pratiche AML/KYC, conservare la documentazione in un ambiente controllato e ridurre il ricorso a soluzioni cloud standardizzate
con canoni ricorrenti.
L’installazione locale permette inoltre di adattare la piattaforma al contesto operativo del cliente, definendo utenti autorizzati, permessi, flussi di lavoro, backup, tracciabilità e modalità di gestione documentale.
Creazione pratica – Persona Fisica (PF)
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Creazione pratica – Persona Giuridica (PG)
Nel caso di Persona Giuridica, l’utente è tenuto a inserire i dati societari del cliente, tra cui ragione sociale, partita IVA, codice fiscale e numero REA. La struttura dell’anagrafica risulta più articolata rispetto alla Persona Fisica, in quanto include informazioni necessarie all’identificazione dell’entità giuridica.
La selezione “Persona Giuridica” comporta automaticamente la generazione di un elenco documentale
differente, conforme agli obblighi normativi AML previsti per soggetti societari.
Dettaglio pratica – Stato documentazione e caricamento
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Stato pratica – Documentazione completa e certificata
Nella schermata sopra è rappresentato il caso in cui tutti i documenti richiesti risultano correttamente caricati e verificati. Ogni documento è associato a una versione valida ed è disponibile per la consultazione tramite le funzioni di anteprima e download.
Una volta completato il caricamento della documentazione obbligatoria, l’utente può procedere alla chiusura operativa della pratica tramite l’apposito comando (“Pratica completata”), attivando il flusso di verifica da parte del Responsabile AML.
A seguito della verifica, la pratica viene certificata e il sistema blocca automaticamente ulteriori modifiche e caricamenti, garantendo l’integrità delle informazioni e la tracciabilità delle operazioni effettuate.
Dashboard – Panoramica pratiche e indicatori semaforo
La dashboard mostra per ogni pratica tre indicatori di stato (colonna Anagrafica, Documentazione, Certificazione) che fungono da semaforo operativo Clicca sull’immagine per ingrandirla
La pratica è considerata completa e pronta per la certificazione solo quando tutti e tre gli indicatori sono VERDI. Lo stato è aggiornato in tempo reale ad ogni operazione dell'utente.
👉 Nella dashboard dell'esempio: la Pratica #72 ha tutti gli stati OK (verde), la Pratica #90 è parziale (arancione) perché anagrafica e documentazione non sono complete.
Log accessi – Tracciabilità e audit trail
Il log registra per ogni evento: Clicca sull’immagine per ingrandirla
🔒 L'esempio mostra: DOC_UPLOAD → DENY per 'Pratica certificata' e EDIT_DATA → DENY per 'Anagrafica certificata'. Il sistema registra e blocca ogni tentativo non autorizzato.
Una piattaforma operativa, non un semplice archivio
Il Sistema AML/KYC di ARPITECH è pensato per trasformare la gestione delle pratiche in un processo più ordinato, controllato e consultabile. La piattaforma supporta la raccolta documentale, la verifica, la certificazione e la tracciabilità delle attività, riducendo la dispersione delle informazioni e migliorando il controllo operativo.
Per maggiori informazioni o per valutare una configurazione personalizzata del Sistema AML/KYC, contatta ARPITECH LIMITED.
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